Khái niệm về tổ chức sự kiện phần 2

Phân loại của tổ chức sự kiện

Như đã thảo luận ở bài: khái niệm tổ chức sự kiện phần 1. Sang phần 2 này ta sẽ đi đến tìm cách phần các tổ chức sự kiện.
Trong cuộc sống bình thường khi đi trên đường, xem tivi, hay vô tình thì một số hoạt động tổ chức sự kiện mà ta dễ dàng lọt vào mắt ta có thể liệt kê như sau:

•     Lễ khai trương, khánh thành, động thổ khởi công

•     Giới thiệu sản phẩm mới, hội nghị khách hàng

•     Hội chợ

•     Hội nghị, hội thảo, họp báo

•     Diễn trình, phát biểu của CEO trước công chúng

•     Biễu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang

•     Chương trình team building…

•     Kỷ niệm thành lập, nhận danh hiệu

•     Tiệc chiêu đãi, tiệc trại (catering)

•     Tổ chức các trò chơi và cuộc thi

Để phân loại các hoạt động tổ chức sự kiện một cách có định hướng, người ta có thể phân loại dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau.

Theo địa điểm làm event

Người ta phân theo địa điểm để dễ dàng hơn trong việc công tác chuẩn bị người, thiết bị như sau.

1. Trong phòng họp có thể kể đến các nơi như: Hội nghị, hội thào, chương trình cảm ơn, chương trình giới thiệu sản phẩm…
   
   
2. Ngoài trời - dễ dàng nhìn thấy là các buổi ca múa nhạc thời trang, lễ hội, giải thi đấu thể thao…

Theo mục đích của event

Chương trình giải trí, thể thao, hội chợ…Các chương trình này là những chương trình lớn, có thể là ca nhạc ngoài trời, các hội chợ ẩm thực, hội chợ công nghệ, game, bóng đá…

Chương trình hội thảo chính trị hoặc khoa học
Chương trình này có thể đơn thuần là chính trị, khoa học mang tính nghiên cứu hoặc cũng có thể là chương trình khoa học nhân sự kiện ra mắt một sản phẩm.

Chương trình nhân dịp đặc biệt
Vào các ngày đặc biệt như những ngày lễ lớn, tổng kết cuối năm, tất niên các công ty thường tổ chức các chương trình giao lưu liên hoan.

Chương trình cảm ơn khách hàng
Nhằm cảm ơn sự yêu mến, lòng trung thành của khách hàng đối với sp, dịch vụ các công ty thường tổ chức những chương trình có tính chất giao lưu chia sẻ và chỉ mời các khách hàng thân thiết và khách hàng mục tiêu đến tham dự. Thông thường các chương trình này hay kết hợp với việc ra mắt một dòng sản phẩm mới hoặc một chương trình xúc tiến mới.

Chương trình kỷ niệm công ty
Thông thường tổ chức event theo loại này có ba mục đích chính:
-    Một là cảm ơn khách hàng, lãnh đạo
-    Hai là quảng bá cho thương hiệu
-    Ba là để nhân viên trong công ty gặp gỡ, giao lưu và gắn kết lẫn nhau.

Chương trình quảng cáo đơn thuần
Các công ty tổ chức sự kiện, roadshow với mục đích chủ yếu là quảng bá tên tuổi, thương hiệu công ty nhân dịp khai trương, giới thiệu sản phẩm mới, tổ chức sự kiện nhằm gây sự chú ý đối với người tiêu dùng mọi lúc mọi nơi.
Thông thường những sự kiên giới thiệu sản phẩm mới thường được đi kèm với các chương trình giải trí, biểu diễn.

Theo chủ đề làm event

Làm event cho các tổ chức phi lợi nhuận: 
Hoạt động này ở Việt Nam không thường thấy lắm, do các tổ chức phi chính phủ nằm khép mình riêng rẽ.

Làm event cho các tổ chức có lợi nhuận

-    Event do nội bộ công ty tổ chức
Vào các dịp lễ, kỷ niệm công ty hay sự kiện có quy mô nhỏ, một số công ty có thể tự đứng ra tổ chức các buổi hội thảo, họp mặt, liên hoan…ngoài mục đích quảng bá, cảm ơn khách hàng thì còn có những sự kiện với mục đích giao lưu, học hỏi, gắn kết giữa các cá nhân và ban lãnh đạo trong công ty. Thường có một nhóm người phụ trách event. Công ty có thể có phòng event riêng hoặc lấy nguồn nhân lực thuộc bộ phận marketing hay pr.

-    Event do các công ty chuyên event tổ chức
Nếu công ty có nguồn kinh phí lớn, để đảm bảo tổ chức sự kiện diễn ra thành công và đạt hiệu quả cao nhất, các công ty này thường thuê ngoài các công ty tổ chức sự kiện. Tùy thuộc mỗi sự kiện, mỗi mục đích khác nhau mà công ty có những phương án, kế hoạch thuê các dịch vụ tổ chức sự kiện thích hợp như: Dịch vụ PGs, PBs tổ chức sự kiện dịch vụ MC, ca sĩ, hoạt náo viên, hay dịch vụ nhóm nhảy, nhóm múa…

Hơn nữa, với quy mô sự kiện rất lớn, các công ty có nhu cầu sẽ thuê nhiều công ty chuyên tổ chức sự kiện cùng một lúc để đảm bảo thực hiên được mục đích cũng như nhu cầu của công ty. Khi đó, có nhiều công ty chuyên về một lĩnh vực tổ chức sự kiện sẽ kết hợp, hỗ trợ lẫn nhau để thực hiện.

Kết thúc phần 2, hi vọng các bạn đã nắm rõ được cách phân biệt cách tổ chức, phân loại các sự kiện dựa theo nhiều tiêu chí để khi thực hiện dễ dàng phân mục đánh giá hoạt động của mình.

Nguồn: Idea-Event (Ý tưởng sự kiện)