Trong phần ba của loạt bài
giới thiệu về tổ chức sự kiện của Idea-Event chúng ta sẽ đến với bài viết tiếp theo nói về quy trình của tổ chức sự kiện. Để dễ tưởng tượng các bạn hãy nhìn vào hình ảnh dưới đây:
 |
| Idea event - Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp |
Cụ thể quy trình từng bước được thể hiện như sau:
Bước 1: Hình thành ý tưởng.
Ở đây những ý tưởng được tạo ra và lọc dần nhằm tìm kiềm những sự kiện phù hợp nhất,việc chúng ta cần làm là triển khai dàn ý sau:
- Mục đích của event: Xác định loại event nhằm tổ chức cho phù hợp
- Mục tiêu: Đánh giá hiệu quả event
- Đối tượng chính của event: người già, trẻ em, sản phẩm...
- Địa điểm
- Thời gian diễn ra sự kiện: thứ bảy hay chủ nhật, hoặc các ngày trong tuần...
- Ngân sách: Chi phí phù hợp cho chương trình.
- Đặc tính sản phẩm và dịch vụ: Nhằm tìm ra điểm đặc biệt để thu hút khán giả.
Ý tưởng (chủ đề cho sự kiện) còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác như luật, khu vực tổ chức, văn hóa riêng của khách hàng, nguồn lực và những vấn đề quy mô như địa điểm tổ chức, âm thanh ánh sáng, các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt...
Bước 2: Thiết kế sự kiện
Trong một thời gian ngắn phải thiết kế một chương trình khá hoàn hảo. Không chỉ đơn thuần là nhiệm vụ lồng tên công ty lên từng sản phẩm mà phải làm sao cho sản phẩm ấy được ấn tượng trong nhận thức của khách hàng. Để dễ dàng chúng ta thực hiện như sau
- Bản thiết kế sự kiện thường trình bày dưới dạng nháp (Chúng tôi -
Idea Event thường dùng word hoặc power-point để làm việc này rất hiệu quả).
- Thể hiện nội dung, ý tưởng về chương trình, đồng thời kèm bảng báo giá.
Thông thường đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo ra sự khác biệt giữa các công ty tổ chức event với nhau. Nhưng một ý tưởng hay vẫn chưa đảm bảo sự thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.
Nội dung chính thường gồm:
- Nền tảng, mục đích: Nêu tổng quát và nói ra được cái họ cần
- Các ý tưởng phát thảo một cách có tổng quan về chương trình
- Thiết kế: Nên có các thiết kế hoặc hình ảnh minh họa cho bản thiết kế sự kiện, yêu cầu phải cụ thể hóa được ý tưởng của mình
- Tính thực thi của chương trình: Lịch trình sơ bộ, form mẫu cần thiết…, càng chi tiết sẽ càng thuyết phục.
Ngoài ra nếu mở rộng có thể thêm cho chi tiết:
- Mục tiêu: Định lượng và định tính hóa những gì cần đạt được thông qua event
- Mô tả địa điể
- Các phương án để đảm bảo số người tham gia, đảm bảo việc tài trợ
- Kế hoạch PR, quảng cáo, tuyên truyền cho event
- Cấu trúc nhân sự nhóm làm event
- Kinh phí dự kiến.
Tham dự kiến tổ chức: Sơ đồ, mặt bằng, đặc điểm…
 |
| Tiêu chí của Idea Event khi thiết kế cho một sự kiện |
Và nên nhớ trước khi làm qua bước này bạn phải trả lời các câu hỏi sau: Bạn cung cấp được những gì cho khách hàng thông qua event? Tại sao họ nên chọn công ty của bạn thay vì công ty khác?
Bước 3: Lập kế hoạch
Để thực hiện ý tưởng sự kiện thành công, ta cần lên thời gian, danh sách các công việc cần thực hiện, tổ chức nhân sự và tổ chức thực hiện giám sát các hoạt động đó một cách chi tiết nhất. Kế hoạch càng chi tiết thì việc tổ chức, thực hiện và giám sát càng thuận tiện.
Những hạng mục thường có trong một bảng kế hoạch:
- Những công việc cần làm: Kế hoạch tài chính, kế hoạch truyền thông, kế hoạch tổ chức (chuẩn bị cơ sở vật chất, trang thiết bị, kế hoạch biểu diễn, vấn đề an ninh, ngoại giao, các thủ tục pháp lý…) và còn tùy thuộc vào từng event mà có kế hoạch, danh sách những việc cần làm khác nhau.
- Bảng phân công công việc, người chịu trách nhiệm chính cho từng công việc, hay nói cách khác đây là khâu tổ chức nhân sự để chạy event.
Bước 4: Triển khai công tác thực hiện và giám sát
Ở bước này mọi người sẽ thực hiện theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận.
Liên hệ chặt chẽ với các đối tác bên ngoài (công ty cho thuê dụng cụ, thiết bị, dịch vụ vận chuyển, các dịch vụ biễu diễn,…)
Tổ chức các cuộc họp định kỳ với những người tham gia tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng các công việc được triển khai.
Bước 5: Tiến hành tổ chức
Trước khi diễn ra sự kiện chính thức sẽ có một buổi chạy thử, thường sẽ diễn ra trước ngày tổ chức. Điều này giúp công tác phối hợp giữa các bộ phận suôn sẻ và có hiệu quả hơn, mức độ rủi ro cũng thấp hơn.
Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.
Bước 6: Kết thúc
Dọn dẹp nơi tổ chức, sửa lại các vật dụng đã qua sử dụng, thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp,… (Bước này thường rã rời nhất)
Bước 7: Đánh giáSau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
Nhận xét chungNghề tổ chức sự kiện đòi hỏi bạn phải là người rất cẩn thận và chi tiết, vì chỉ một sai lầm nhỏ có thể khiến sự kiện diễn ra không suôn sẻ hoặc có thể không diễn ra được. Để tổ chức một sự kiện thành công thì người tổ chức cần rất nhiều kỹ năng và kinh nghiệm, tuy nhiên việc sai sót là không thể tránh khỏi. Một số sai lầm thường gặp như:
- Nhiều sự kiện không được quảng bá một cách nghiêm túc
- Nhiều người tổ chức sự kiện không biết cách yêu cầu hay không diễn đạt được cái mình cần
- Lựa chọn giữa chi phí thuê và chi phí mua
- Nhiều người tổ chức sự kiện không nắm bắt hết được vai trò và nguyên tắc quan trọng của thương lượng
- Nhiều người lên kế hoạch không chú trọng vào ấn tượng đầu tiên của khách tham dự khi đến sự kiện
- Phí quá nhiều thời gian vào những hạng mục nhỏ và không quan trọng
- Các vấn đề về thời gian, nội dung chương trình liên quan đến lực lượng thuê ngoài như nhóm múa, Mc, ca sỹ,…
- Quan trọng nhất bạn phải hiểu và làm rõ mục tiêu mà
ý tưởng sự kiện của bạn nhắm đến.
Vì vậy để trở thành một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bạn cần lường trước được tất cả rủi ro có thể xảy ra và có biện pháp ngăn chặn kịp thời để sự kiện diễn ra với kết quả tốt nhất.
Nguồn: Idea-Event.
08:49
